Dù là với hóa đơn truyền thống hay hóa đơn điện tử thì vấn đề lưu trữ cũng rất quan trọng. Đối với hóa đơn Invoice thì việc lưu trữ sẽ dễ dàng, an toàn, tiện lợi hơn với đa dạng các cách thức khác nhau để tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn. Hóa đơn Invoice sẽ dần trở nên phổ biến và thay thế hẳn cho hóa đơn giấy trong thời gian tới. Chính vì thế, chúng ta nên tìm hiểu tất cả các vấn đề xoay quanh hóa đơn Invoice để có thể ứng dụng nó tốt nhất.
Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo theo đúng quy tắc?
Trước tiên, bạn phải biết lưu trữ hóa đơn Invoice cần có 2 file đó là File XML (có chứa tất cả dữ liệu của hóa đơn và sẽ có giá trị mang tính pháp lý) và File PDF (là một bản thể hiện của hóa đơn và có dạng như một tờ hóa đơn bình thường nhưng sẽ không có giá trị pháp lý). Việc lưu trữ cả 2 dạng file này để phục vụ tốt hơn cho quá trình kiểm tra, truy xuất dữ liệu hóa đơn mỗi khi cần thiết.
Hóa đơn Invoice có thể được lưu trữ trực tuyến hoặc trên những thiết bị có chức năng ghi nhớ các thông tin. Theo đó, Luật kế toán quy định thời gian lưu trữ các hóa đơn là 10 năm. Nếu như doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn Invoice của các nhà cung cấp trung gian thì những nhà cung cấp này cũng phải đảm bảo lưu trữ các hóa đơn theo đúng thời gian quy định.
Có thể sử dụng hình thức sao lưu trực tuyến để lưu trữ các thông tin hóa đơn Invoice hoặc dùng các thiết bị như đĩa cứng gắn trong, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa CD và DVD, đĩa flash USB. Doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hình mà mình cảm thấy phù hợp, dễ dàng, thuận tiện nhất cho quá trình lưu trữ và bảo quản dữ liệu. Không có sự bắt buộc phải hoàn toàn áp dụng theo một cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử nhất định nào.
Lưu trữ hóa đơn điện tử cực kỳ an toàn thông qua dịch vụ của VNPT
VNPT hiện là đơn vị trung gian cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn Invoice uy tín, chất lượng, chuyên nghiệp và hiện đại nhất. Chúng tôi sẽ giúp quý khách hàng lưu trữ an toàn và bảo mật tất cả các thông tin liên quan đến hóa đơn. Đồng thời, có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra mỗi khi cần thiết. Với hóa đơn điện tử VNPT, sử dụng hóa đơn Invoice sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng, nhiều tiện ích và còn đặc biệt tiết kiệm hơn nữa. Để được tư vấn chi tiết hơn vui lòng gọi ngay vào số Hotline của VNPT nhé!