Hóa đơn Invoice có thể mang đến nhiều lợi ích hơn cho việc lập và sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để sử dụng hóa đơn dễ dàng hơn? Hãy cùng VNPT tìm hiểu một số kinh nghiệm hay giúp cho việc chuyển sang sử dụng hóa đơn Invoice không phải là điều gì quá phức tạp đối với các tổ chức, doanh nghiệp nữa. Các bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT có rất nhiều ưu điểm nổi bật đang được yêu thích hiện nay.
Kinh nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử với cách thức lưu trữ hợp lý
Để có thể dùng hóa đơn Invoice dễ dàng và thuận tiện hơn thì lời khuyên hữu ích là bạn nên tích hợp hóa đơn Invoice vào phần mềm kế toán, quản trị hay bán hàng của tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua sự tích hợp này thì nhân viên kế toán sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian để nhập liệu nữa, đồng thời, việc đối chiếu, hạch toán cũng trở nên đơn giản, nhanh chóng.
Ngoài ra, với các hóa đơn mua vào khi nhận được email kế toán nên tải hóa đơn xuống và lưu trữ ở 1 file riêng trên máy tính. Lưu ý là đổi tên file có Mã số thuế, số hóa đơn và tên của người bán để dễ phân biệt. Sau đó kiểm tra lại hóa đơn rồi ghi chú các thông tin chính trên hóa đơn vào một file Excel có trỏ link đến bản hóa đơn chi tiết để có thể tra cứu bất cứ khi nào cần thiết. Lưu ý là để đảm bảo tối ưu thì nên đồng bộ thư mục đã lưu các thông tin của hóa đơn Invoice lên Google Drive.
Còn đối với hóa đơn Invoice bán ra thì người lập hóa đơn nên kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn một vài lần trước khi gửi đến khách hàng để tránh những sai sót không đáng có. Sau đó cũng cần lập một file riêng để cập nhật các thông tin hóa đơn đã gửi cho người mua lên đó. Và tương tự như với hóa đơn mua vào, chèn link tương ứng để có thể tra cứu lại các thông tin của hóa đơn bán ra một cách nhanh chóng nhất. Đồng bộ file này với Google Drive cũng là việc làm cần thiết để phòng ngừa các rủi ro như máy tính hỏng làm mất dữ liệu.
VNPT chia sẻ các kinh nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng hơn
Mong rằng một vài kinh nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử mà chúng tôi vừa trình bày ở trên đã có thể giúp cho bạn tạo lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn Invoice tiện lợi hơn. Mọi thông tin chi tiết về việc sử dụng phần mềm hóa đơn Invoice hiện đại, tiên tiến của VNPT quý khách có thể liên hệ qua Hotline để được tư vấn tận tình.