Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Từ ngày 1/7/2022 các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện chuyển hinhfn thức kê khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ giấy sang điện tử.
Thời hạn áp dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN
Tại Khoản 1 Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ
“Điều 59. Hiệu lực thi hành
- Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Cũng tại Khoản 5, Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài Chính có quy định:
“Điều 12. Xử lý chuyển tiếp …
- Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022.
Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.”
Tại Khoản 2 và 3, Điều 33 Nghị định số 123 ngày 19/10/2022 của Chính Phủ có quy định rõ về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau
“Điều 33. Định dạng chứng từ điện tử
…
- Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.
- Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử”
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Mẫu số 03/TNCN
Mẫu và ký hiệu Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Ký hiệu chứng từ:
Sử dụng các chữ sử dụng các chữ cái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 02 chữ cái và năm in phát hànhcái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 02 chữ cái và năm in phát hành.
Ví dụ: AB/2022
Số chứng từ:
Bắt đầu từ số 01 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng chứng từ và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 9 999 999. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được đánh số thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 07 chữ số trong 01 ký hiệu.
Đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số chứng từ đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 07 chữ số
Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:
“Điều 31. Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”
(Tuy nhiên trên thực tế, có rất ít các doanh nghiệp lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN của người lao động.)